Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

GESTIÓN Y CONSULTORÍA FINANCIERA AC SAS
NIT: 901.101.936-0
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo de contacto: Contacto@gestionyconsultoria.net.co
Habeas data: habeasdata@gestionyconsultoria.net.co

Esta política desarrolla, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, las condiciones bajo las cuales GYC (en adelante, la compañía) trata los datos personales de los titulares con los que se relaciona. Complementa la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos, que continúa vigente para lo allí previsto.

2. Titulares y datos tratados

2.1. Clientes y solicitantes

Datos de identificación, laborales, financieros, patrimoniales y crediticios, así como los documentos soporte aportados para el estudio de crédito. Su finalidad, transmisión a las entidades financieras aliadas y derechos asociados están descritos en la Política de Privacidad.

2.2. Usuarios internos de la plataforma

Personal propio, asesores, ejecutivos, operadores y usuarios de las organizaciones aliadas autorizadas. Se tratan: nombre, correo electrónico, cédula o NIT, rol y organización asignada, fecha de nacimiento (cuando el usuario la registra), y los datos de actividad y gestión generados dentro de la plataforma.

3. Finalidades del tratamiento

• Operar la plataforma de gestión de clientes, créditos y documentos.
• Enviar notificaciones y comunicaciones operativas a los usuarios internos (ver numeral 4).
• Liquidar y entregar las cuentas de cobro y comisiones del período.
• Atender obligaciones legales, contables y de auditoría, y preservar la trazabilidad y seguridad de la información.

4. Notificaciones y correos automáticos a usuarios internos

La plataforma envía a sus usuarios internos notificaciones operativas por correo electrónico, además de las notificaciones dentro del panel. Comprenden: novedades de los créditos a su cargo (aprobación, negación, desembolso, devolución, legalización y documentos requeridos), resúmenes periódicos de gestión, comunicados internos, mensajes marcados como urgentes en el chat interno, avisos relativos a la cuenta y la entrega de la cuenta de cobro del período.

4.1. Activación por defecto y control del titular

Estas notificaciones quedan activadas por defecto al crear la cuenta. El usuario puede desactivar las que no sean obligatorias en cualquier momento desde Preferencias de correo, en el centro de notificaciones de su panel; la preferencia se aplica de inmediato y solo al canal de correo, pues las notificaciones dentro de la plataforma se mantienen.

Algunas comunicaciones son obligatorias por su naturaleza operativa y no admiten desactivación: los avisos sobre el estado de la cuenta (activación y deshabilitación) y la entrega de la cuenta de cobro, por su carácter administrativo y contable.

4.2. Encargado del envío y transferencia internacional

El envío se realiza a través de Resend, Inc., que actúa como encargado del tratamiento por cuenta de la compañía y cuya infraestructura está ubicada fuera de Colombia. El titular autoriza expresamente esta transferencia internacional, limitada a los datos necesarios para el envío (destinatario, asunto y contenido del mensaje) y sujeta a las obligaciones de confidencialidad y seguridad y a las cláusulas estándar de tratamiento de datos del contrato de servicio del proveedor. El encargado no puede usar la información para finalidades propias distintas de la prestación del servicio.

4.3. Bitácora de envíos

De cada correo se conserva un registro con el destinatario, el tipo de comunicación, su contenido y su estado de entrega, con fines de soporte, trazabilidad y auditoría. Este registro se elimina automáticamente a los 3 meses. El acceso está restringido al personal administrativo autorizado dentro de la plataforma.

4.4. Fundamento del tratamiento

Este tratamiento se apoya en la autorización otorgada por el titular al vincularse, en la ejecución de la relación laboral o contractual con la compañía y en el interés operativo legítimo de administrar la plataforma, conforme a la Ley 1581 de 2012 (habeas data), el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los reglamenten, modifiquen o sustituyan.

4.5. Alcance

La compañía no envía correos automáticos a los clientes finales. Estas comunicaciones se dirigen exclusivamente a los usuarios internos de la plataforma; el contacto con el cliente lo realiza su asesor por los canales acordados con él.

5. Encargados y terceros con acceso

Además del proveedor de correo indicado en el numeral 4, la compañía se apoya en proveedores de tecnología que actúan como encargados del tratamiento para alojar y operar la plataforma. Todos ellos están obligados contractualmente a mantener la confidencialidad, aplicar medidas de seguridad y tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones de la compañía. La transmisión de información de clientes a las entidades financieras aliadas se rige por lo previsto en la Política de Privacidad.

6. Conservación

• Bitácora de correos: 3 meses; se elimina de forma automática.
• Notificaciones dentro de la plataforma: se depuran periódicamente según la política interna de retención.
• Información de gestión y documentos soporte: durante la vigencia de la relación y el término que exijan las obligaciones legales, contables y de auditoría aplicables.

7. Derechos del titular

Todo titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos, solicitar prueba de la autorización, revocarla, pedir la supresión cuando sea procedente y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Las solicitudes se atienden en habeasdata@gestionyconsultoria.net.co. Los usuarios internos pueden, además, ajustar por sí mismos qué correos no obligatorios desean recibir desde su panel.

8. Seguridad de la información

La compañía adopta medidas técnicas, administrativas y humanas para proteger los datos frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o uso indebido. El acceso a la plataforma es nominal, está segmentado por perfiles de rol y queda registrado en las bitácoras de auditoría del sistema.

9. Vigencia y actualizaciones

Esta política rige desde su publicación y puede modificarse en cualquier momento. Las modificaciones se informan a través de este sitio web. Consulte también los Términos y Condiciones.